‘กฎ 85%’ ไม่ต้องใส่เต็มร้อย แต่งานดีเท่าเดิม-เหนื่อยน้อยลง

Key points : 

• วิธีการวิ่งของคาร์ล ลูอิส ตำนานนักวิ่งเป็นที่รู้จักในชื่อ “กฎ 85%” ซึ่งสามารถนำมาปรับใช้ในการทำงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องใส่แรงเต็ม 100% กับทุกงาน
• การทุ่มเทการทำงานด้วยแรง 85% แทบไม่มีความแตกต่างใด ๆ กับการทำงานหนัก 100% แต่ช่วยประหยัดพลังงาน ลดความเหนื่อยล้า และไม่เกิดภาวะหมดไฟ
• กฎ 85% ทำได้ด้วยการปรับสมดุลหาแรงที่เหมาะสมกับงานแต่ละชนิด พร้อมทั้งลดความกดดันก่อนเริ่มทำงาน และหาเวลาหยุดพักระหว่างวัน

เราต่างเคยชินกับรูปแบบการทำงานที่ต้องทำให้เต็มที่ที่สุด มีเท่าไหร่ใส่ไปให้สุด เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมามีประสิทธิภาพสูงสุด แต่หลายครั้งที่เราพยายามอย่างมาก แต่ก็ไม่ได้สำเร็จดังใจหวังไปเสียทุกครั้ง แถมถ้าเราใส่เต็ม 100 แต่งานที่ได้กลับมาไม่ปังอย่างที่คิด จะยิ่งทำให้รู้สึกท้อแท้ ไฟที่มีค่อย ๆ มอดลงจน “หมดไฟ” ไปในที่สุด 

..จะดีกว่าหรือไม่ ถ้าเราลงแรงเพียง 85% ตาม “กฎ 85%” (85% Rule) แต่กลับได้ผลงานที่ดีกว่า

คาร์ล ลูอิส ตำนานนักวิ่งและแชมป์เหรียญทองโอลิมปิก 9 สมัย มักใช้เทคนิคออกตัววิ่งช้ากว่าคนอื่น แต่สุดท้ายกลับเข้าเชิงชัยก่อนคนอื่นเสมอ ลูอิสมักจะวิ่งด้วยท่าที่สงบและผ่อนคลาย ต่างจากนักวิ่งคนอื่นที่ทำหน้านิ่วคิ้วขมวด พยายามเค้นพลังงานทั้งหมดออกมา วิ่งใส่ไปให้สุดแรง 

วิธีการวิ่งของลูอิสกลายเป็นที่รู้จักในชื่อ กฎ 85% แทนที่จะใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ ลองให้ปล่อยตัวเองผ่อนคลาย จะช่วยให้เกิดความตระหนักรู้ เพิ่มพลังให้แก่ตนเอง และทำให้ประสบความสำเร็จได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยเทคนิคนี้สามารถนำมาปรับใช้กับการทำงานได้ 

การศึกษาเมื่อปี 2018 จากมหาวิทยาลัยซิตี้ในสหราชอาณาจักร พบว่า การทำงานล่วงเวลาและความตั้งใจทำงานมากเกินไป จะทำให้คุณภาพของงานลดลง เกิดความเหนื่อยหน่าย จนกลายเป็นภาวะหมดไฟได้เร็วขึ้น ต่างจากการทำงานแบบจำกัดชั่วโมงการทำงานจะช่วยให้ทำงานออกมาได้มีประสิทธิภาพมากกว่า

• หลักการใช้กฎ 85% 

เกรก แมคคีน นักเขียนและนักยุทธศาสตร์กล่าวว่า การทุ่มเท 100% ตลอดเวลาเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด และนำมาซึ่งความเหนื่อยหน่าย บ่อนทำลายชีวิตการทำงาน ผู้คนจะล้มเลิกความตั้งใจทำงาน ตั้งแต่มีสัญญาณว่าไม่สามารถทำงานออกมาให้ดีได้ 

แมคคีนยังกล่าวว่าอีกว่า การทุ่มเทการทำงานด้วยแรง 85% แทบไม่มีความแตกต่างใด ๆ กับการทำงานหนัก 100% ดังนั้นการทำงานด้วยกฎ 85% จึงไม่ได้หมายถึงคุณเป็นคนขี้เกียจ แต่เป็นคนที่รู้จักใช้แรงให้เกิดประโยชน์สูงสุด รู้ว่าตอนไหนควรทำตอนไหนควรหยุด

สุนีล คุปตะ นักเขียนและผู้ก่อตั้ง RISE สตาร์ทอัพด้านสุขภาพ กล่าวว่าขั้นตอนแรกในการนำกฎ 85% มาใช้ในการทำงาน คือ ต้องปรับเทียบความพยายาม สำรวจว่าในแต่ละสถานการณ์ของการทำงาน เช่น การประชุม การนำเสนอ หรือแม้แต่การนั่งทำงานที่โต๊ะ จะต้องใช้ความพยายามและความกดดันมากเท่าใด ถึงจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

“คุณอาจจะพบว่าจริง ๆ แล้ว ไม่ต้องใช้ความพยายามทั้งหมดที่มีกับทุกงาน เวลานำเสนองาน หรือ ประชุมทีม อาจจะทุ่มแรงลงไปแค่ 70% ก็เพียงพอสำหรับทำงานอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว” คุปตะกล่าว

อีกขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญของการใช้กฎ 85% คือการหาวิธีลดแรงกดดันเมื่ออยู่ในสถานการณ์จริง ซึ่งแต่ละคนจะมีวิธีคลายความกังวลที่แตกต่างกันออกไป เช่น ขยับร่างกายหรือออกกำลังกายเบา ๆ ก่อนเริ่มงาน ส่วนคุปตะแนะนำให้ลองวางมืออยู่เหนือหัวใจแล้วหายใจเข้าลึก ๆ สัก 3 ครั้ง เป็นวิธีหนึ่งที่สามารถลดแรงกดดันได้ดี

การปรับสมดุลความพยายามก่อนเข้าทำงาน ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณคลายกังวลและความกดดันลงได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกผ่อนคลายขึ้นอีกด้วย “มันจะน่ารำคาญขนาดไหน หากมีคนเดินเข้าออฟฟิศมาด้วยความล่ก ความกดดันเต็มขั้น สภาวะนี้นอกจากจะทำให้พวกเขาหมดไฟอย่างรวดเร็วเท่านั้น ยังส่งผลต่อความเหนื่อยหน่ายของคนรอบข้างด้วยเช่นกัน” คุปตะสรุป

 

• ทำงานสลับกับพัก

นอกจากนี้ คุปตะยังแนะนำให้ทำงานสลับกับหยุดพัก เขากล่าวว่าพนักงานศักยภาพสูงส่วนใหญ่มักจะหยุดพักทำงาน 8 ครั้งต่อวัน ด้วยการทำงานแบบ “โมเดล 555” (555 model) ที่เป็นการทำงาน 55 นาที และพัก 5 นาที โดยในช่วงเวลาพักสามารถไปทำอะไรก็ได้ที่ทำให้คุณหยุดคิดงาน ไม่ว่าจะเป็นการฟังเพลง จิบกาแฟ นั่งสมาธิ หรือนั่งเฉย ๆ 

“แม้จะเป็นเพียง 5 นาที แต่จะช่วยให้ 55 นาทีในการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สร้างสรรค์มากขึ้น และไตร่ตรองมากขึ้น คุณจะมีพลังงานมากขึ้นสำหรับตัวคุณเองและคนรอบข้าง”

บ่อยครั้งที่เรารู้สึกเหนื่อยล้าหลังจากการทำงานหนักตลอดทั้งวัน แต่ถ้าเราหาช่วงเวลาพักผ่อนเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างวันได้ ก็จะช่วยลดอาการเหนื่อยล้าลงไปได้ และมีสมาธิในการทำงานตลอดทั้งวันได้ดียิ่งขึ้น

ขณะที่แมคคีนกล่าวว่าการทำงานเกินขีดจำกัด 85% จะทำให้มีแนวโน้มทำผิดพลาดมากขึ้น อาจเนื่องมาจากความเหนื่อยล้า ส่งผลให้หลุดสมาธิได้ง่ายขึ้น

หลังจากการนำเสนอ การประชุม หรือการทำงานเสร็จแล้ว ลองใช้เวลา 60 วินาทีในการไตร่ตรองว่า ความพยายามและแรงที่ลงไปนั้นคุ้มค่ากับการทำงานหรือไม่ ถ้าหากไม่คุ้มค่า ครั้งหน้าลองปรับเทียบใหม่ เมื่อทำบ่อยครั้งจะสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้เองตามธรรมชาติ และจะประหยัดพลังงานได้มากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่สร้างแรงกดดันสูง เช่น ขอด่วนที่สุด ห้ามผิดเด็ดขาด เป็นต้น รวมถึงควรตรงต่อเวลา ทำทุกอย่างตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ ถ้าเป็นไปได้ควรปิดประชุมให้จบก่อนเวลา 10 นาที ที่สำคัญไม่ควรสั่งงานหรือทำงานนอกเวลา

กฎ 85% อาจดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณของมนุษย์ แต่ในความเป็นจริงมนุษย์ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ชีวิตท่ามกลางความเหนื่อยล้า ดังที่ ดร.สตีเฟน อิลาร์ดี นักจิตวิทยาจากมหาวิทยาลัยแคนซัสกล่าวไว้ว่า 

“มนุษย์ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อกินอาหารไม่ดี นั่งทำแต่งานไม่ได้ขยับไปไหน อดหลับอดนอน ถูกโดดเดี่ยวทางสังคม และใช้ชีวิตอย่างบ้าคลั่งในศตวรรษที่ 21”

แน่นอนว่าเราสามารถทำได้ดีกว่านี้ ไม่ต้องเต็ม 100% ในทุกงาน เสียพลังงานโดยไม่จำเป็น กฎ 85% จึงเป็นทางเลือกที่ดีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและลดความเหนื่อยล้าจากการทำงานได้อย่างดี

ที่มา: Elpais, Fast Company, Harvard Business Review, Inc., The Guardian