การบริหารโครงการ ทักษะที่รู้แต่ใช้ไม่ได้ผล | ปรมะ ตันเดชาวัฒน์

หลายคนรู้ว่า ต้องทำหรือกำลังทำอยู่ แล้วเหตุใดกันที่ หลายๆ โครงการไม่สามารถดำเนินให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ในแผนงาน เราเริ่มมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ขั้นตอนของการทำ Project Management มีอะไรกันบ้าง

เริ่มต้น (Initiating) เป็นขั้นตอนแรกของการบริหารโครงการโดยผู้บริหารโครงการ อาจได้รับการมอบหมายมาจากผู้บริหารระดับสูงอีกที ในการเริ่มวิเคราะห์ถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่าย (Cost) ระยะเวลาโครงการ (Time) ความคุ้มค่า (Benefit) แล้วจึงเริ่มในกระบวนการต่อไป

การวางแผนโครงการ (Planning) หลังจากนำเสนอแผนงานเบื้องต้นแล้วจะมีการอนุมัติ ในขั้นตอนนี้จะเป็นการวางแผนให้ เจ้าของโครงการหรือผู้บริหารระดับสูงได้พิจารณา โดยในขั้นตอนนี้จะมีการลงรายละเอียดว่าทีมงานหรือผู้เกี่ยวข้องจะต้องทำอะไร อย่างไร ที่ไหนและมีทรัพยากรใดที่จำเป็นต้องใช้บ้าง

การดำเนินโครงการตามแผน (Implementation) ในขั้นตอนนี้จะเป็นการทำงานผ่านแผนงานที่ตั้งไว้ เพื่อให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือตาม Phase ของงานที่ตั้งไว้ โดยส่วนที่สำคัญที่สุดคือการอัปเดตแผนงานอย่างสม่ำเสมอให้กับหัวหน้าทีมผู้ดูแลโครงการ

การตรวจสอบดูแลและควบคุม (Monitoring and Controlling) จากในขั้นตอนที่ผ่านมา ผู้ที่ต้องคอยดูแลโครงการคือ Project Manager ที่ต้องติดตาม ตรวจสอบ ควบคุม อัปเดตระยะเวลา ทรัพยากรทั้งใดด้านของกำลังคนและสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการดั่งแผนที่ตั้งไว้ โดยยึดหลักที่เริ่มต้นโครงการคือ CTB (Cost,Time,Benefit)

การทำสรุปปิดโครงการ (Project Closing) เป็นการที่ผู้บริหารโครงการส่งมอบโครงการให้กับเจ้าของโครงการหรือผู้บริหารระดับสูง โดยต้องมีแผนงานสรุปผลลัพธ์ ข้อผิดพลาด จุดที่ควรแก้ไข และผลลัพธ์ที่ได้จากโครงการจากงบประมาณและระยะเวลาที่ทำโครงการทั้งหมด

การทำแผนพัฒนาโครงการในอนาคต (Post New Project) สืบเนื่องจากโครงการที่ปิดไปแล้ว ผู้บริหารโครงการควรมีการวิเคราะห์ถึง ปัญหาต่างๆ ที่ทำแล้วสัมฤทธิผลและไม่สามารถบริหารให้ได้ตามแผนเป้าหมายโครงการมาวิเคราะห์ถึงปัญหาและสาเหตุต่างๆ 

โดยใช้หลักการคิดคือ What สาเหตุอะไรที่ผิดพลาด When จากการผิดพลาดดังกล่าวทำให้โครงการย่อยของเราล่าช้าไปมากเพียงใด How และการแก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าวเราได้ทำอย่างไรในโครงการนั้นๆ Who เมื่อเกิดความผิดพลาดดังกล่าวหน่วยงานใดที่ต้องรับผิดชอบหรือเป็นเพราะแผนงานโครงการที่เราวางแผนไว้ มีความไม่สัมพันธ์กันระหว่าง งานที่ทำและกำลังคนที่มี (Overload Job)

นี่คือทฤษฎีการบริหารโครงการให้สัมฤทธิผลเพราะหากองค์กรใดๆ สามารถทำได้ย่อมสามารถทำให้โครงการต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปได้ แต่สิ่งที่ขาดไปและทำให้หลายองค์กรเริ่มเบื่อหน่ายกับการทำ Project Management เพราะทำไปก็ไม่มีประโยชน์ คือ

• วัตถุประสงค์ ชัดเจนตรงกับนโยบายแต่มีการเปลี่ยนบ่อยระหว่างการ Implement
• เป้าหมายโครงการ ไม่ชัดเจนและมองไม่ครบองค์ประกอบทั้งหมดถึงสิ่งที่ต้องการและต้องเสียไป
• วิสัยทัศน์ ของผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของโครงการไม่สามารถถ่ายทอดให้ทีมงานเห็นภาพได้ชัดเจน บางครั้ง วิสัยทัศน์อาจเปรียบได้กับ นิมิตหรือสิ่งที่เราเห็นอยู่ในหัวหรือในฝัน เพราะฉะนั้นการที่เราจะเล่าถึงความฝันของเราให้กับทีมงานที่เป็นผู้ลงมือทำ อาจต้องใช้ความสามารถในการสื่อสารที่มากขึ้นประกอบกับเอกสารที่ชัดเจน
• ไม่มีกลยุทธ์การสื่อสาร โดยต้องมีการสื่อสารที่กล่าวถึง ขอบเขตของงาน Scope of Work ความชัดเจนของงานและคนที่ต้องทำ(Clarify) และสามารถสื่อสารโดยต้องเข้าใจถึง ความสามารถของคนหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน (Ability of People)
• รู้ทุกอย่างแต่เกรงใจ “พูดง่ายแต่ทำยาก” เพราะมนุษย์เราเลือกความสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบตัวมากกว่าเนื้องานที่ยอดเยี่ยม แต่ในมุมกลับกัน ผู้คนส่วนใหญ่มักเลือกความสบายส่วนตนมากกว่าผลประโยชน์หรือความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับส่วนรวม

ดังนั้น ผู้บริหารโครงการจึงต้องเข้มแข็งในการบริหารคน งาน เวลาให้สอดคล้องกันและมีมาตรฐานโดยอ้างอิงแผนงานบริหารโครงการ หากคนที่ทำงานไม่สามารถส่งมอบงาน (Delivery Job) ให้กับทีมได้ต้องมีการลงโทษพร้อมเตรียมรับมือแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าตลอดเวลา จะเห็นได้ว่าการบริหารโครงการนั้น ฟังดูไม่มีอะไรแต่มักมีปัญหาที่ใหญ่อยู่ในโครงการเสมอ แต่หากเราไม่เร่งแก้ไขหรือพัฒนาโครงการในความรับผิดชอบของเราเอง ย่อมเกิดผลลัพธ์ที่ไม่ดีตามมาอย่างแน่นอน