ประชุมให้สร้างสรรค์ ไร้การวิวาท

เช่น เพื่อทราบ เพื่อทบทวนพิจารณาตัดสินใจ เพื่อระดมความคิด เป็นต้น โดยเฉพาะในยุคที่ของการทำงานแบบอะไจล์ (Agile) กำลังแพร่หลาย เรื่องของการระดมสมองจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์หลากหลายเพื่อสร้างทางเลือกหลายๆทางและคัดสรรความคิดที่ดีที่สุดมาใช้งานได้กลายเป็นกิจกรรมที่สำคัญ

อาจกล่าวได้ว่าการประชุมระดมสมองได้กลายเป็นกิจวัตรประจำวันของพนักงานแทบทุกระดับไปเสียแล้ว อย่างไรก็ตามแม้ว่าการประชุมจะเป็นกิจวัตรประจำวัน แต่ใช่ว่าผู้นำการประชุมทุกคนจะสามารถนำการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในเรื่องของประสิทธิภาพเราจะคำนึงถึงเวลาและทรัพยากรที่สูญเสียไปในการประชุม โดยทรัพยากรที่มีค่ามากคือเวลา และความคิดเห็นดีๆในที่ประชุม

ผู้นำบางคนไม่สามารถสร้างบรรยากาศและกระบวนการประชุมที่กระชับรัดกุม ไม่สามารถทำให้คนเข้าประชุมรู้สึกมั่นใจและปลอดภัยที่จะแสดงความคิดเห็นที่จริงใจออกมา จึงนั่งนิ่งแทงกั๊กไม่อยากให้คนอื่นรู้ว่าตนเองคิดอย่างไร กลัวถูกวิจารณ์ ถูกเขม่น ถูกตั้งข้อรังเกียจจากผู้อื่นที่เห็นต่าง เป็นต้น ดังนั้นจึงไม่สามารถเก็บเกี่ยวความคิดดีๆที่เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าไปได้อย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วย แถมยังเสียเวลา เสียค่าน้ำค่าไฟ ค่าเบี้ยประชุมไปโดยไม่ค่อยได้ประโยชน์อีกด้วย ส่วนในเรื่องของประสิทธิผลคือต้องบรรลุเป้าหมายของการประชุม เช่น ต้องการหนทางแก้ปัญหาหรือแนวทางตัดสินใจที่รอบคอบ ละเอียดครอบคลุมทุกด้าน ไม่ใช่มองไม่รอบเพราะมีคนเสนอความเห็นเพียงไม่กี่คนดังกล่าวแล้ว

โดยทั่วๆไปสาเหตุที่ทำให้การประชุมกินเวลานาน น่าเบื่อ ไม่สร้างสรรค์ ก็เพราะปัจจัยหลัก 2 ประการคือ ปัจจัยตัวผู้นำการประชุมและเรื่องของกติกามารยาทในการประชุม ซึ่งขอเริ่มจากปัจจัยเรื่องตัวผู้นำการประชุมก่อนนะคะ

ผู้นำขาดทักษะในการนำการประชุม เมื่อบอกว่าเป็นการ “ประชุม” ชื่อก็บ่งบอกว่าเป็นการที่คนมากกว่าหนึ่งคนมารวมตัวกันเพื่อปรึกษาหารือกัน ในแง่ของการสื่อสาร ย่อมเป็นการสื่อสารแบบหลายทาง มีหลายคนพูด หลายคนฟัง ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียวที่มีผู้นำการประชุม หรือผู้เข้าร่วมประชุมคนใดคนหนึ่งผูกขาดการพูดอยู่คนเดียวอย่างที่เราคงได้พบเจอกันมาหลายที่ประชุมแล้ว หลายองค์กรมีประธานหรือผู้อำนวยการบริษัทพูดอยู่คนเดียว การประชุมเลยเป็นการสั่งงานหรือการปราศรัย ไม่ได้ประโยชน์จากการรับฟังปัญหา ความเห็น ข้อทักท้วงต่างๆ จากผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ นอกจากนี้ยังมีผู้นำอีกหลายคนที่ไม่ชอบพูด แต่มีคนสนิทที่ไว้วางใจไม่กี่คน จึงเป็นคนเพียงไม่กี่คนที่พูดๆๆๆ พอคนอื่นจะแย้งบ้าง ก็โดนคนสนิทเหล่านี้เพิกเฉยไม่สนใจฟังความเห็น หรือไม่ก็พูดแซงจนเขาไม่ต้องพูด ส่วนประธานในที่ประชุมไม่ทำอะไร ปล่อยให้คนในที่ประชุมซัดกันเอง ใครเสียงดังกว่า พูดเร็วกว่า ก็ได้พูดมากกว่าใคร แบบนี้ย่อมทำให้การประชุมไม่สร้างสรรค์ หนักๆเข้าคนก็จะหนีการประชุม หรือไม่ก็นั่งเฉย เอามือถือมาเล่นหรือเอาแล็บท๊อปมาทำงานอื่นแทน เพราะเป็นการประชุมที่น่าเบื่อ ไร้ประโยชน์  การมีประธานการประชุมที่มีความสามารถจึงเป็นแกนหลักที่จะบริหารวาระการประชุม บริหารผู้เข้าประชุมและสร้างบรรยากาศที่ดีในการประชุม

ทักษะและมารยาทที่พึงมีของประธานที่ประชุม การเป็นประธานที่ประชุมไม่ได้หมายความว่าเป็นผู้ที่มีสิทธ์มากที่สุดในการพูด ประธานต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมก่อนว่าคืออะไร เช่น ต้องการระดมความคิด ต้องการข้อแนะนำ ดังนั้นหน้าที่ของประธานคือการสร้างบรรยากาศและโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความเห็น ตัวประธานเองต้องทำตัวเป็นแบบอย่างที่ดี ทำตัวเป็นกลาง มีมารยาท มีความเป็นธรรมโดยการเปิดโอกาสเชิญชวนให้ผู้เข้าประชุมทุกคนได้แสดงความเห็นอย่างเท่าเทียมกัน เป็นผู้ฟังที่ดี พูดจาสุภาพ มีวุฒิภาวะทางอารมณ์ที่ดี ไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียวหุนหันพลันแล่นในที่ประชุม ไม่วิพากษ์วิจารณ์ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมที่ประธานไม่ชอบ  นอกจากนี้ยังมีหน้าที่กำกับขั้นตอนการประชุม ดำเนินวาระการประชุม และรักษากติการมารยาทของผู้เข้าประชุมทุกคน ตัวอย่างที่ดีของผู้ที่ทำหน้าที่ประธานการประชุมท่านหนึ่งก็คือ คุณชวน หลีกภัย ประธานสภาผู้แทนราษฎร ท่านมีความสุภาพในการพูดจา ไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียว และก็มีความเด็ดขาดในที่ประชุม นอกจากบุคลิกภาพ มารยาทและทักษะของผู้นำการประชุมจะเป็นปัจจัยที่สำคัญแล้ว ลำดับต่อไปคือกติกามารยาทของการประชุมที่จะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ มีประสิทธิภาพประสิทธิผลและไม่นำไปสู่ความขัดแย้งทะเลาะวิวาท

กติกามารยาทในการประชุม เพื่อให้การประชุมเกิดประโยชน์สูงสุด ประธานการประชุมควรแจ้งให้สมาชิกผู้เข้าประชุมและเลขานุการที่ประชุมดำเนินงานและประพฤติดังนี้

-ส่งจม. เชิญประชุมล่วงหน้าอย่างน้อยเจ็ดวันทำการเพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้มีเวลาเตรียมตัว ยิ่งถ้าเป็นการประชุมของผู้บริหารระดับสูง ยิ่งต้องนัดล่วงหน้านานๆ เป็นเดือนเพราะทุกท่านล้วนมีภาระกิจมัดตัวไม่ค่อยมีเวลาว่าง นอกจากจะแจ้งเรื่องวาระการประชุมแล้วว่ามีเรื่องอะไรบ้าง หากมีประเด็นคำถามที่ต้องการความเห็นของผู้เข้าประชุม ให้แจ้งไปล่วงหน้าพร้อมส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้พิจารณาทบทวนก่อน เวลาเข้าประชุมจะได้ดำเนินเรื่องเข้าประเด็นได้เร็วกระชับรัดกุม ไม่ต้องมาอารัมภบทยืดยาวอธิบายความให้เสียเวลา กรณีที่เป็นการประชุมกลุ่มเล็กที่เป็นคนคุ้นเคยกัน สามารถขอล่วงหน้าได้เลยให้ผู้เข้าประชุมเตรียมคำตอบหรือข้อเสนอแนะไว้ล่วงหน้า ในกรณีสำหรับคนที่ไม่ชอบพูดหรือพูดไม่เก่ง การให้ประเด็นคำถามเพื่อไปพิจารณาล่วงหน้าจะช่วยให้คนพูดไม่เก่งได้เตรียมเนื้อหา พอถึงเวลาประชุมจะพูดได้คล่องขึ้น ทำให้ได้ความเห็นดีๆจากทุกคนเต็มเม็ดเต็มหน่วย มิฉะนั้นคนพูดเก่ง (ซึ่งอาจจะมีเนื้อหาน้อย) จะชิงเวลาไปพูดเสียหมด และจะช่วยลดปัญหาผู้เข้าประชุมไม่ทำการบ้านคิดใคร่ครวญให้ดีก่อนมาประชุมให้ความเห็นอีกด้วยอีกด้วย

-แจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงกติกามารยาทในการประชุม เช่น ใช้ภาษาสุภาพ กำหนดเวลาที่แต่ละคนมีในการพูด จะได้ไม่มีคนพูดมากเกินไป ต้องฟังคนพูดให้จบก่อน ไม่พูดแซง หากมีความเห็นต่างให้จดประเด็นไว้ รอเมื่อผู้พูดพูดจบแล้วจึงค่อยถาม กรณีที่ต้องการลดความขัดแย้งเพราะมีความเห็นที่หลากหลาย ควรฝึกให้ทีมงานมีมารยาทในการที่จะไม่วิจารณ์ความเห็นของผู้อื่นในทางลบ แต่ให้พยายามใช้เทคนิคของการตั้งคำถามเพื่อให้ผู้เสนอความคิดได้ตระหนักว่านั่นคือประเด็นที่เขาอาจลืมคิดถึงหรือเป็นจุดอ่อนของความคิดของเขา ยกตัวอย่างเช่น หากมีผู้ให้ความเห็นว่าควรดำเนินงานในแนวทางใดแนวทางหนึ่ง แล้วมีผู้มองเห็นว่าแนวคิดนั้นยังไม่ครอบคลุมเรื่องของงบประมาณ แทนที่จะวิจารณ์ในทางลบว่าแนวคิดของคนนั้นไม่ดี ควรถามว่าแนวคิดนี้ได้คิดถึงเรื่องงบประมาณไว้อย่างไร การตั้งถามในเชิงสร้างสรรค์จะช่วยลดระดับความหนักหน่วงของความรู้สึกเชิงลบ เป็นการป้องกันไม่ให้เกิดความไม่พอใจและความขัดแย้งระหว่างผู้เข้าประชุมไปได้มาก

-มุ่งวิพากษ์ที่ประเด็นความคิด ไม่วิพากษ์เจ้าของความคิด หากสังเกตดูแล้วว่าผู้เข้าประชุมดูจะไม่ค่อยเป็นมิตรกันนักและยังเป็นผู้ที่พูดจาแรง อีกวิธีหนึ่งที่สามารถนำมาใช้ได้ในกรณีต้องการระดมความคิดคือ ให้สมาชิกแต่ละคนไปคิดหาแนวทางแก้ปัญหาแล้วส่งสรุปแนวคิดนั้นส่งมาที่ประธานก่อนการประชุม เมื่อถึงเวลาการประชุม ให้ประธานหรือเลขาฯ นำแนวคิดของแต่ละคน (โดยไม่ต้องเปิดเผยชื่อ) มาขึ้นจอให้ที่ประชุมวิเคราะห์ข้อดี ข้อด้อยของแต่ละแนวคิดจากวัตถุประสงค์และกรอบการดำเนินงานที่วางไว้ เช่น ต้องประหยัด ต้องเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เป็นต้น การประชุมจึงมุ่งเน้นที่การวิพากษ์แนวคิด ไม่ใช่วิพากษ์เจ้าของความคิด และจะนำไปสู่การสรุปผสมผสานแนวคิดต่างๆเข้าด้วยกันกลายเป็นความคิดของที่ประชุมทั้งหมด จะได้หลีกเลี่ยงการทะเลาะกันเมื่อมีการวิจารณ์ความเห็นของแต่ละคน

หากมีผู้นำการประชุมที่ชาญฉลาดและเข้มแข็ง มีกติกามารยาทที่ชัดเจน มีการเตรียมการประชุมที่ดีและมีเทคนิคในการหลบเลี่ยงความขัดแย้ง เชื่อว่าจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพประสิทธิผลมากขึ้นค่ะ