"Two Pizza Rule กฎพิซซ่า 2 ถาด" เทคนิคประชุมให้เวิร์ก ถูกใจพนักงาน

จากข้อมูลของ Atlassian บริษัทซอฟต์แวร์ พบว่า เหล่าผู้บริหารของบริษัทชั้นนำใช้เวลาประชุมเฉลี่ย 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยตั้งแต่เช้าจนถึงเที่ยงของทุกวันเป็นเวลาของการประชุม ซึ่งทำให้ 91% ของผู้ตอบผลสำรวจสมาธิหลุดระหว่างประชุม ขณะที่ 73% ทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และ 47% ระบุว่าการประชุมเป็นเรื่องที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงาน

งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในราชบัณฑิตสภาทางวิทยาศาสตร์แห่งสหราชอาณาจักร (the Royal Society of London) เมื่อปี 2555 ที่ทำการศึกษาสัญญาณพฤติกรรมทางระบบประสาทที่แสดงออกในกลุ่มผู้เข้าประชุม ด้วยวิธีการถ่ายภาพด้วยคลื่นสนามแม่เหล็กภายในสมองและการจัดอันดับไอคิว

งานวิจัยดังกล่าว ค้นพบว่า ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีไอคิวลดลงราว 15% หลังเข้าร่วมการประชุม เนื่องจากความเบื่อหน่ายและการเหม่อลอยระหว่างประชุม รวมถึงความเห็นที่เสนอไปไม่ได้รับการยอมรับ หรือแม้แต่ถูกวิจารณ์กลางที่ประชุม ล้วนเป็นสาเหตุที่ทำให้ไอคิวลดลงทั้งสิ้น

“ไอคิวลดลงเนื่องจากเป็นผลกระทบจากการรับรู้ว่าตนเองอยู่ในสถานะที่ต่ำกว่าคนอื่น และส่งผลออกมาผ่านการตอบสนองทางพฤติกรรมในระบบประสาทที่เฉพาะเจาะจง”

ข่าวที่เกี่ยวข้อง:

5 นาทีต่อวัน! "Self-reflection"สะท้อนตัวตน คุยกับตัวเอง ทักษะที่ควรฝึก

เทรนด์การทำงานที่องค์กรและพนักงานต้องเตรียมตัวให้พร้อมในปี 2024

ประชุมอย่างไรให้เวิร์ก มีประสิทธิภาพในการทำงาน

จากผลวิจัย ในแต่ละปี “การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ” ในสหรัฐอเมริกาสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจมากกว่า 37,000 ล้านเหรียญสหรัฐ  ซึ่งการประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  แล้วจะประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?… ไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อ หรือเหนื่อยใจของพนักงาน

Jeff Bezos บอกว่าด่านแรกของการประชุมคือต้องมีเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น เขาออกแบบกฎการประชุมที่โด่งดังไปทั่ว มีชื่อว่า “The Two-Pizza Rule” ในแต่ละการประชุม ควรมีคนไม่มากเกินพิซซ่า 2 ถาดเมื่อแบ่งกันพออิ่มทุกคน

หากพิจารณาจากถาดพิซซ่าทั่วไป จะพบว่าจำนวนคนในการประชุมที่มีประสิทธิภาพในมุมมองของ Jeff Bezos คือ ไม่ควรเกิน “6-8 คน” นั่นเอง และ 6-8 คนนี้ต้องเป็นคนที่ “เกี่ยวข้อง” กับเนื้องานการประชุมโดยตรงเท่านั้น

โดยเขามองว่า The Two-Pizza Rule จะช่วยเพิ่ม “ประสิทธิภาพในการประชุมและการมีส่วนร่วม” ได้ดียิ่งขึ้น สอดคล้องกับผลสำรวจจากหลายองค์กรในอเมริกาว่า การประชุมที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คน จะได้คะแนนการมีส่วนร่วมอยู่ที่ 42% หากมากกว่านี้คะแนนจะตกลงไปต่ำกว่า 30% เลยทีเดียว

นอกจากทุกคนจะอิ่มท้อง เอร็ดอร่อย ยังได้ประชุมไปในตัว และด้วยบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ (กินไป-คุยไป) สามารถเพิ่ม Creativity ได้ แต่ละคนมีแนวโน้มออกเสียงระดมความคิดช่วยกันหาทางแก้ปัญหา

เมื่อคนไม่มากไป-ไม่น้อยไป ยังไปช่วยลดขั้นตอนขออนุมัติต่างๆ ช่วยให้การ “ตัดสินใจ” รวดเร็วขึ้นในที่สุด

อย่างไรก็ตาม Jeff Bezos ไม่ได้ปฏิเสธการประชุมแบบคนเยอะๆ แต่เขามองว่านั่นเป็นการประชุมที่เหมาะกับการ ‘แจ้งความคืบหน้า’ มากกว่า ซึ่งนานๆ เกิดขึ้นทีได้แต่ไม่ควรเกิดบ่อย

รู้จักกฎพิซซ่า 2 ถาดคืออะไร 

คนที่ประสบความสำเร็จหลาย ๆ คนล้วนให้ความสำคัญกับเวลา Jeff Bezos ก็เช่นเดียวกัน ทุกครั้งของการประชุมเขาจะเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดเข้าร่วมการประชุมเสมอและถ้าเขาจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมในครั้งนั้นด้วย เขาจะทำให้การประชุมในครั้งนั้นเกิดประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะทำได้

ในการประชุมทุกครั้ง Jeff Bezos จะมีกฎง่าย ๆ อยู่ข้อหนึ่งที่ทุกคนสามารถทำตามได้ ก็คือกฎพิซซ่า 2 ถาด ซึ่งหมายถึงเขาจะไม่จัดหรือเข้าร่วมการประชุม ถ้าพิซซ่า 2 ถาดไม่สามารถเลี้ยงคนที่มาประชุมทั้งหมดให้อิ่มได้

"พิซซ่า 2 ถาดในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการซื้อพิซซ่ามาเลี้ยงพนักงาน แต่หมายถึงการเลือกคนที่เกี่ยวข้องหรือจำเป็นในการประชุมครั้งนั้นจริง ๆ และจำนวนคนร่วมประชุมต้องมีจำนวนพอดีที่พิซซ่า 2 ถาดจะทำให้ทุกคนอิ่มได้นั่นก็คือ จำนวนคน 8-10 คนเท่านั้น เพราะการประชุมที่ดีและเกิดประสิทธิภาพสูงสุดไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนคนเข้าร่วมประชุม แต่อยู่ที่ประสิทธิภาพของคนร่วมประชุมนั่นเอง"

Jeff Bezos จึงต้องการจะสื่อว่าการประชุมที่มีคนจำนวนมาก อาจไม่ได้ช่วยให้องค์กรเติบโตขึ้นได้และการจัดประชุมที่ใหญ่เกินไปก็สิ้นเปลืองทั้งเงิน เวลา และพลังงานของคนเข้าร่วมประชุมอีกด้วย

นอกจากนี้เขายังกล่าวว่า การประชุมในแต่ละครั้งเรามีราคาที่ต้องจ่ายอยู่ 2 เรื่อง เรื่องแรกคือค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงของพนักงานแต่ละคนที่เข้าร่วมประชุม และสองผลกระทบจากการประชุม เช่น หากการประชุมในครั้งนั้นใช้เวลานานเกินไปอาจส่งผลให้พนักงานส่งงานช้าขึ้นเพราะต้องรีบทำงานอีกชิ้น (ในที่ประชุม) ที่สำคัญกว่าและเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้บ่อยขึ้นอาจส่งผลให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยต่อการทำงานได้

ดังนั้น การจัดประชุมแต่ละครั้งเขาจึงแนะนำว่าเราควรคิดให้รอบคอบก่อนที่จะจัดการประชุม เช่น ถ้าเราต้องการนัดประชุมพนักงาน 10 คนในเวลางาน เราต้องคิดก่อนว่าถ้าประชุมในเวลานี้จะเกิดประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร? พนักงานสามารถทำงานที่มีอยู่เสร็จทันส่งหรือเปล่า? และสิ่งที่จะพูดในที่ประชุมสำคัญกว่างานที่มอบหมายให้พวกเขาทำไหม ถ้าเราสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ก็ค่อยมาคิดอีกทีว่าควรจะจัดการประชุมต่อดีหรือไม่?

4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม 

• ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก 
• ลดจำนวนคนเข้าประชุม
• ลดระยะเวลาการประชุม
•  ไม่จัดการประชุมบ่อยเกินไป   

นอกจากกฎพิซซ่า 2 ถาดจะนำไปปรับใช้กับการประชุมทางธุรกิจได้แล้วสำหรับ Gen Z อย่างเราก็สามารถนำกฎพิซซ่า 2 ถาดไปปรับใช้ในการทำงานร่วมกันได้ เช่น ในการพูดคุยงานร่วมกันเราสามารถนำกฎพิซซ่า 2 ถาดปรับใช้กับการเลือกคนเข้าร่วมในแต่ละครั้งได้ นอกจากงานจะเกิดประสิทธิภาพแล้วยังช่วย Save พลังงานของเราอีกด้วยเพราะเราเลือกคุยถูกคน

จัดการประชุมให้เวิร์ก ด้วยกฎพิซซ่า 2 ถาด 

พนักงานไปจนถึงระดับผู้บริหารต่างต้องประชุมที่อัดแน่นทั้งวัน จนแทบจะไม่มีเวลาไปทำงานส่วนอื่น ซึ่งเรื่องนี้เกิดขึ้นได้ในหลายองค์กรไม่เว้นแม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Amazon แต่ เจฟฟ์ เบโซส (Jeff Bezos) ผู้ให้กำเนิด Amazon ได้แก้ปัญหาการประชุมด้วยพิซซ่า

ซึ่งพิซซ่าที่พูดถึงคือหลักแนวคิดของพิซซ่า 2 ถาดหรือ ‘Two Pizza Rule’ ที่เจฟฟ์เคยอธิบายไว้ว่า ‘ถ้าไม่สามารถเลี้ยงทีมได้ด้วยพิซซ่า 2 ถาด แปลว่าทีมของคุณใหญ่เกินไป’ เพราะในการประชุมที่ดีควรมีแต่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นนั้นๆ ที่ควรเข้าประชุม 

การจำกัดคนประชุมเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ จะทำให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องได้มีเวลาไปเคลียร์งาน อีกทั้งยังทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเมื่อมีคนน้อยลง ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะกล้าแสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ และเกิดการระดมสมองจนได้ไอเดียที่ดีที่สุด

ในขณะที่หากมีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคน บางคนอาจจะไม่กล้าแสดงความคิดเห็น หรือถ้ามีคนเห็นต่างจากคนหมู่มาก ก็เป็นไปได้ที่ไอเดียนั้นจะถูกปัดตกไป หรือบางคนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้นจริงๆ อาจจะไม่รู้ว่าจะแสดงความคิดเห็นอย่างไร เพราะไม่รู้รายละเอียดงาน

นอกจากนี้หากมีผู้เข้าประชุมที่เยอะจนเกินไป อาจทำให้การประชุมยืดเยื้อกินเวลาไปหลายชั่วโมง แต่ถ้าจำกัดผู้เข้าประชุม รวมถึงการให้ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจเข้าประชุม ก็จะทำให้การประชุมนั้นคล่องตัวมากขึ้น และเกิดการตัดสินใจได้รวดเร็วและเด็ดขาด แบบไม่ต้องรอถามความเห็นของคนทั้งบริษัทอีกต่อไป

แต่ในกฎพิซซ่า 2 ถาดก็มีข้อควรระวังอยู่เล็กน้อย คือ บางทีถ้าเป็นการประชุมแบบแยกทีมหรือแยกส่วนงานกัน อาจทำให้เกิดการทำงานแบบทำใครทำมันและขาดความเป็นทีมเวิร์กไป ซึ่งทางที่ดีควรเอาตัวแทนจากหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องมาเข้าร่วมประชุม เพื่ออัปเดตงานและทำให้เข้าใจงานตรงกัน ซึ่งจะทำให้ทั้งการประชุมและการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงอาจทำให้การประชุมครั้งนั้นได้ไอเดียที่ดี และนำไปสู่การสร้างผลงานชิ้นโบแดงในอนาคตก็เป็นได้

อ้างอิง:techsauce , careervisaassessment