ชอบทิ้งอีเมลไว้จนล้น Inbox วิจัยเผย ทำให้วัยทำงานจัดการชีวิต-การเงิน แย่ลง

วัยทำงานลองเช็กตัวเองสักนิดว่า เป็นคนประเภทที่ “ชอบเคลียร์กล่องอีเมลให้โล่งๆ เข้าไว้” หรือ มักจะ “ดองอีเมลไว้เป็นพันๆ หมื่นๆ ฉบับ” หากเป็นอย่างหลัง อาจจะต้องปรับปรุงพฤติกรรม เพราะเมื่อเร็วๆ นี้ มีการศึกษาใหม่ ซึ่งตีพิมพ์ในวารสาร Information Research (ณ 18 มี.ค. 67) ชี้ว่า การปล่อยให้อีเมลกองท่วมกล่องจดหมายเยอะขึ้นเรื่อยๆ จำนวนมาก โดยไม่จัดการพวกมัน มีแนวโน้มที่จะทำให้คุณจัดการเอกสารสำคัญ บันทึกข้อมูลส่วนตัว และสิ่งต่างๆ ในชีวิตประจำวันได้แย่ลง 

ทั้งนี้ การศึกษาวิจัยดังกล่าวเป็นการศึกษาเชิงสำรวจจากกลุ่มตัวอย่างกว่า 300 ราย เกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่วนบุคคล ของผู้คนในประเทศออสเตรเลีย, สหราชอาณาจักร, สหรัฐอเมริกา, สวิตเซอร์แลนด์, โปรตุเกส ฯลฯ ซึ่งทีมวิจัยได้สอบถามกลุ่มตัวอย่างว่า พวกเขาจัดการกับเอกสารส่วนตัวที่ถูกส่งมาทางอีเมลอย่างไร เช่น ใบเรียกเก็บเงิน การสมัครสมาชิกแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ เอกสารด้านรายได้และภาษี และรายการอื่นๆ ที่คล้ายกัน

50% ของผู้ใช้อีเมล มีการจัดเรียงอีเมลสำคัญ ขณะที่อีก 50% ไม่เคลียร์อีเมลค้างในกล่องจดหมาย

ผลการสำรวจพบว่า 2 ใน 3 ของผู้ตอบแบบสอบถาม “ใช้อีเมลเป็นช่องทางในการรับเอกสารสำคัญด้านรายรับรายจ่าย” เช่น ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จรับเงิน การสมัครสมาชิกแพลตฟอร์มออนไลน์รายเดือน และอื่นๆ ซึ่งเมื่อเจาะลึกลงไปในจำนวนของผู้ที่ใช้อีเมลเป็นหลัก ก็พบว่า 50% ของผู้ใช้อีเมลรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะจัดเรียงอีเมลสำคัญลงในโฟลเดอร์เป็นกลุ่มๆ ขณะที่อีก 50% ของผู้ใช้อีเมลรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เลือกที่จะ “ทิ้งทุกอย่างไว้ในกล่องจดหมาย” โดยไม่จัดระเบียบใดๆ 

อย่างไรก็ตาม การมีกล่องจดหมายที่ไม่เป็นระเบียบ สามารถนำไปสู่ปัญหาบิลรายจ่ายต่างๆ หายไป และการขาดช่องทางติดต่อสำหรับการขอเอกสารสำคัญจากบริษัทผู้ให้บริการ ซึ่งอาจทำให้เกิดความเสียหายต่างๆ ตามมา ได้แก่ 

1. ลืมต่ออายุประกันภัยต่างๆ 

หากใครซื้อประกันภัย ประกันรถยนต์ ประกันชีวิตต่างๆ ต่อทะเบียนรถ ฯลฯ แล้วให้บริษัทประกันส่งใบแจ้งเตือนทางอีเมล หากคุณปล่อยปละละเลยไม่สนใจเช็กอีเมลเป็นประจำ ก็อาจทำให้หลงลืมจัดการเรื่องต่อการต่ออายุประกันภัย ต่ออายุทะเบียนรถ จนขาดต่ออายุเป็นปี ก็จะเกิดความเสียหายตามมา โดยเฉพาะบางกรณีที่หากจ่ายช้าแล้วมีค่าปรับ แล้วไม่ได้เช็กใบแจ้งหนี้ในอีเมล ก็อาจโดนค่าปรับจนต้องเสียค่าใช้จ่ายหลายร้อยดอลลาร์ต่อปี 

2. เกิดรายจ่ายบางอย่างเพิ่มขึ้น เพราะลืมยกเลิกสมัครสมาชิกที่ไม่ต้องการ

ในกรณีเดียวกับข้างต้น หากใครใช้บริการบัตรเครดิต หรือสมัครสมาชิกแพลตฟอร์มออนไลน์รายเดือนเอาไว้ แล้วเป็นระบบตัดจ่ายเงินอัตโนมัติทุกเดือน หากลืมยกเลิกการสมัครในระบบ แบบนี้ก็จะทำให้เกิดรายจ่ายเพิ่มเติมโดยไม่รู้ตัวได้

3. หาใบเสร็จรับเงินต่างๆ ไม่เจอ เมื่อถึงเวลายื่นภาษี

หากใครมีใบเสร็จรับเงินส่งเข้ามาให้ทางอีเมลเป็นประจำ ก็ยิ่งควรต้องเช็กอีเมลบ่อยๆ โดยเฉพาะเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารสำคัญในการยื่นภาษีรายปี หากไม่จัดการอีเมลให้เป็นระเบียบเข้าไว้ เวลาจะมาค้นหาดูย้อนหลังก็จะทำได้ยาก อาจทำให้ตกหล่นเอกสารสำคัญได้

4. ใบแจ้งยอดชอบส่งมาเป็นลิงก์ หากทิ้งไว้นานไป มักจะเปิดเอกสารดูไม่ได้

ใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งยอดจำนวนมาก ไม่ได้ส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมล แต่ส่งมาเป็น “ไฮเปอร์ลิงก์” (ให้กดลิงก์เพื่อเปิดหน้าเว็บของผู้ให้บริการนั้นๆ) หากคุณเปลี่ยนธนาคารหรือผู้ให้บริการรายอื่น ไฮเปอร์ลิงก์เหล่านั้นอาจไม่สามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง (กลายเป็นลิงก์เสียที่เปิดไม่ได้) 

ไม่จัดระเบียบอีเมล ทำให้รวบรวมข้อมูลจำเป็นยากขึ้น ส่งผลให้จัดระเบียบชีวิตยากขึ้นตามไปด้วย

ลองจินตนาการดูว่า การไม่สามารถเข้าถึงสลิปเงินเดือนจากอดีตนายจ้างได้ เพราะลาออกจากที่ทำงานเก่ามานานแล้ว พอจะกลับไปค้นหาและเปิดลิงก์ดู แต่กลับเปิดลิงก์ขั้นมาไม่ได้แล้ว นี่ก็อาจทำให้เกิดปัญหายุ่งยากในการเรียกคืนเอกสารตามมาได้ 

นอกเหนือจากต้นทุนทางการเงินที่อาจเพิ่มขึ้นจากการละเลยเอกสารสำคัญในอีเมลแล้ว การวิจัยยังชี้ให้เห็นว่า การไม่จัดเรียงและจัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ยากขึ้นในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น และเอกสารสำคัญสำหรับสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูงอื่นๆ เช่น การขอสินเชื่อ เป็นต้น 

ท้ายที่สุด เมื่อทีมวิจัยถามว่าถ้ามีเครื่องมือหรือวิธีการให้วัยทำงานสามารถจัดการอีเมลให้เป็นระเบียนได้ง่ายๆ จะเลือกหันมาจัดระเบียบมากขึ้นไหม? คำตอบจากกลุ่มตัวอย่างส่วนใหญ่ถึง 92% บอกว่า พวกเขาเลือกที่จะปรับปรุงพฤติกรรมเดิมแล้วหันมาจัดระเบียบอีเมล ขระที่มีเพียง 8% เท่านั้นที่ยืนยันว่าจะทิ้งเมลทุกอย่างไว้ในกล่องจดหมายเหมือนเดิม

4 วิธีจัดระเบียบอีเมล ช่วยให้วัยทำงานจัดการเอกสารได้ดีขึ้น

ทั้งนี้ ทีมวิจัยก็มีคำแนะนำ 4 ข้อ ในการจัดการอีเมลให้เป็นระเบียบมากขึ้น ดังนี้ 

1. จัดเรียงอีเมลของคุณลงในโฟลเดอร์หมวดหมู่ (เช่น โฟลเดอร์อีเมลสำคัญ, โฟลเดอร์อีเมลอ่านแล้ว, โฟลเดอร์อีเมลยังไม่อ่าน) หรือบันทึกอีเมลสำคัญไว้ในโฟลเดอร์ในระบบคลาวด์หรือบนคอมพิวเตอร์

2. ดาวน์โหลดเอกสารที่ไม่ได้แนบมาไปกับอีเมล (ส่งมาจากช่องทางออนไลน์อื่นๆ) เช่น ใบเสร็จค่าสาธารณูปโภค และสลิปเงินเดือนทั้งหมดของคุณ เก็บแยกไว้ในโฟลเดอร์ในระบบคลาวด์หรือบนคอมพิวเตอร์

3. จดบันทึกหรือปักหมุด “การต่ออายุที่สำคัญ” (ต่ออายุประกันรถยนต์/ต่ออายุใบขับขี่) ในปฏิทินของคุณเพื่อแจ้งเตือนตนเองไว้เสมอ

4. ปรับพฤติกรรมให้การเช็กอีเมลเป็น to-do List ที่คุณต้องทำเป็นประจำ เน้นการลบอีเมลขยะ พร้อมเช็กว่าตัวเองมีการสมัครสมาชิกที่ไม่ต้องการหรือไม่ ถ้ามี ให้จัดการยกเลิกให้หมดทันที เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณพร้อมใช้งานและเป็นระเบียบ