ใคร?

“ใคร” ในบทความนี้ ผมหมายถึง ผู้ที่ทำให้องค์กร (หน่วยงาน) บรรลุเป้าหมาย (ในโครงการหนึ่งๆ และอื่นๆ)  เพราะเราต้องรู้ว่าใครจะเป็นผู้ที่ลงในรายละเอียด ใครจะเป็นผู้ที่รับผิดชอบดำเนินการ ใครจะเป็นผู้ที่ติดตามงาน ใครจะกำกับควบคุมงาน และอื่นๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้งานสำเร็จ

ปัญหาเรื่อง “ใครเป็นคนทำ” ที่ว่านี้  มักจะเกิดจากการพิจารณาหารือกันใน “ห้องประชุม” เป็นหลัก

ในการประชุมแต่ละครั้ง  มักจะมีผู้เสนอแนะหรือให้ข้อคิดเห็นดีๆ มากมาย  ยิ่งประธานที่ประชุมกระตุ้นให้กรรมการผู้ร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นด้วยแล้ว  ก็จะยิ่งมีผู้เสนอความคิดเห็นต่างๆ ทั้งที่ตรงประเด็นและไม่ตรงประเด็นในเรื่องที่ประชุมหารือกัน 

แต่เมื่อที่ประชุมได้อภิปรายจนได้ข้อสรุปหรือมีมติแล้ว คำถามต่อไปก็จะเกี่ยวข้องกับ “ใคร” จะเป็นคนทำ และจะทำเสร็จเมื่อไหร่  เพื่อที่ประชุมจะได้ลงมติมอบหมายงานต่อไป

ข้อเสนอแนะต่างๆ ในที่ประชุม  มักจะเป็นเรื่องใหม่ๆ ที่เป็นยุทธศาสตร์อันนำไปสู่เป้าหมายขององค์กร (เช่น โครงการใหม่  การใช้เทคโนโลยีใหม่  การบุกเบิกตลาดใหม่  การสร้างนวัตกรรมของสินค้าหรือบริการ  การเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน เป็นต้น)

ปัญหาจึงอยู่ที่การจะมอบหมายให้ “ใคร” เป็นคนทำ หรือเป็นผู้ติดตามดำเนินการต่อไปจนเรื่องนั้นๆ หรือประเด็นนั้นๆ ได้รับการแก้ไขให้ลุล่วงไป หรือเกิดสัมฤทธิ์ผลที่สำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร

นอกจากโครงการใหม่ๆ ที่เสนอเพื่อการประชุมหาข้อยุติกันแล้ว  องค์กรยังมีเรื่องของ “การสั่งการ” ต่างๆ ของผู้บริหารหรือหัวหน้าตามลำดับชั้นอีกด้วย  ซึ่งผู้บริหารจะต้องสามารถอธิบายให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความเข้าใจและสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายจนสำเร็จ

เราลองพิจารณา 2 กรณีศึกษาต่อไปนี้

กรณีศึกษาที่ 1  ก็คือ การสั่งให้จัดประชุมครั้งต่อไปในวันที่ได้กำหนดล่วงหน้าแล้ว

คำสั่งเพียงแค่จัดประชุมเรื่องเดียวเช่นนี้  อาจจะมี “งาน” หรือภารกิจอีกหลายอย่างที่จะต้องทำก่อนจะมีการประชุมในวันนั้นๆ เช่น  (1) การกำหนดวาระการประชุม (ซึ่งปกติ ฝ่ายเลขานุการจะต้องหารือกับประธานที่ประชุม)  

(2) การออกหนังสือเชิญประชุม  (3) การจัดทำเอกสารวาระการประชุม แจกจ่ายก่อนวันประชุม  (4) การจองห้องประชุม  (5) การเตรียมอาหารว่าง ชา และกาแฟ  (6) การเตรียมเบิกจ่ายเบี้ยประชุม  และ (7) และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

  เรื่องข้างต้นนี้เป็นประสบการณ์จริงของผม คือ ฝ่ายเลขานุการได้ดำเนินการต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพสูงจนงานแล้วเสร็จก่อนเวลาหลายวัน  แต่พอถึงวันประชุม ห้องประชุมกลับไม่ว่าง

เพราะเขาลืมจองห้องประชุมล่วงหน้า ทำให้ต้องยกเลิกการประชุม กรรมการต้องกลับบ้านอย่างเสียอารมณ์ ความเสียหายจากการต้องเลื่อนประชุมก็เกิดขึ้น

กรณีศึกษานี้ สอนให้เรารู้ว่า  แม้จะฟังดูว่าเป็นเพียงเรื่องเล็กน้อยที่นัดประชุมเท่านั้น  แต่แท้จริงแล้วมีงานหรือภารกิจอีกหลายเรื่องที่ต้องทำก่อนการประชุม  โดยแต่ละเรื่องแต่ละงานจะต้องรู้ว่า “ใครจะเป็นคนทำ” 

ถ้าฝ่ายเลขาทำคนเดียว จะทำอย่างไรจึงจะไม่ลืมจองห้องประชุม  แต่ถ้าเรื่องต่างๆ นั้นต้องทำกันหลายคนหลายหน่วยงาน ใครจะเป็นคนประสานงาน หรือติดตามงานย่อยต่างๆ เพื่อจะได้รู้ว่าใครได้ทำเสร็จแล้วหรือไม่อย่างไร เป็นต้น

กรณีศึกษาที่ 2  ก็คือ ปัญหา “วันว่าง” ของกรรมการ  เพื่อจะได้กำหนดวันประชุมที่แน่นอน

ฝ่ายเลขามักจะเอาวันว่างของประธานเป็นหลัก และหารือกรรมการแต่ละท่านว่าจะว่างวันเวลานั้นไหม  เรื่องนี้ดูเหมือนง่าย แต่กลับไม่ง่ายอย่างที่คิด  เขาจะทำอย่างไรจึงจะได้ข้อยุติโดยเร็ว เพื่อจะได้ทำภารกิจอื่นๆ ต่อไป (ตามกรณีศึกษาที่ 1)  ซึ่งก็หนีไม่พ้นเรื่องของการกำหนดให้ใครรับผิดชอบทำจนเสร็จในแต่ละงานย่อย

แต่เรื่องที่น่าเป็นห่วงที่สุด ก็คือ การเสนอโครงการใหม่ๆ การเสนอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะใหม่ๆ จาก กรรมการ  ซึ่งอาจจะเป็น “ผู้ใหญ่”  (ที่มีเกียรติและศักดิ์ศรีไม่ต่างกันมากนักกับประธาน) 

หากโครงการนั้นๆ ได้รับการปฏิบัติจนสัมฤทธิ์ผลก็จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและส่วนรวมอย่างยิ่ง  แต่สุดท้ายมักจะเป็นเพียงการให้กรรมการเสนอความคิดเห็นในที่ประชุมเท่านั้น  อาจจะไม่มีการนำไปสู่การปฏิบัติต่อไปก็ได้

เพราะไม่รู้ว่า “ใคร” จะเป็นคนเขียนรายละเอียดของโครงการ  ใครจะเป็นคนทำ  แล้วนำมาเสนอในที่ประชุมเพื่อพิจารณาอนุมัติในครั้งต่อไป

บ่อยครั้งที่ประธานไม่ได้มอบหมายกรรมการท่านใดท่านหนึ่งดำเนินการ  เพราะเห็นว่าผู้บริหาร (กรรมการ) ทุกท่านต่างก็มีงานประจำ และภารกิจมากมายอยู่แล้ว  แต่กลับมอบให้ผู้ที่ยังไม่พร้อมเป็นผู้ดำเนินการ

ดังนั้น  จึงเป็นปกติวิสัยที่ประธานมักจะเสนอให้ “ผู้เสนอโครงการ” หรือ “ผู้เสนอแนะ” เป็นผู้รับผิดชอบทำ (ช่วยทำหน่อย) และหลายเรื่องที่ผู้เสนอจะต้องเป็นคนคิดคนเขียนในรายละเอียดต่อไปด้วย 

บ่อยครั้งทำให้ไม่มีกรรมการท่านใดกล้าเสนอแนะโครงการใหม่ๆ  ในขณะที่มีกรรมการหลายท่านนั่งนิ่งแบบเงียบเฉยดีกว่า

ทุกวันนี้  ผู้บริหารและกรรมการจึงควรทำ “การบ้าน” ก่อนเข้าประชุม คืออ่านรายงานการประชุมครั้งก่อนให้เข้าใจ และคิดพิจารณาล่วงหน้าว่า จะต้องทำอย่างไรต่อไป หรือ จะให้ใครเป็นคนทำต่อ เพื่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กร

หลักการบริหารที่ว่า “Put the right man to the right job” จึงยังคงใช้ได้ผลเสมอ

  สังคมในวันนี้  “มักจะมีคนพูดมากกว่าคนทำ” อาจเป็นเพราะเรายังไม่ได้พัฒนาคนของเรา เพื่อให้เป็น “ใคร” คนที่ “ใช่” ครับผม !