ตอบโจทย์โลกหลังโควิดด้วยออฟฟิศที่ยืดหยุ่น

ซึ่งรวมถึงเรื่องการจัดการพื้นที่สำนักงาน ตอนโควิดระบาดหนัก พนักงานทำงานจากที่บ้านมากขึ้น เกิดคำถาม ควรจะลดพื้นที่ออฟฟิศดีไหม? แต่พอโควิดเริ่มคลี่คลาย ก็อยากเรียกพนักงานกลับมาประชุม คุยงานกันแบบ เจอหน้ากัน พื้นที่สำนักงานก็ยังจำเป็น จะลด จะเพิ่ม หรือเช่าพื้นที่สำนักงานแบบไหนดี?

หลายบริษัทกลับมาทบทวนความสำคัญของพื้นที่สำนักงานและพื้นที่ทำงานของพนักงาน โดยให้ความสำคัญกับการวางกลยุทธ์การจัดพื้นที่สำนักงาน (Workplace Strategy) บางองค์กรต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญมาวิเคราะห์และวางกลยุทธ์การใช้งานพื้นที่ทำงานใหม่ ส่งผลให้มีการปรับลด-เพิ่มเติมพื้นที่ทำงานให้ตอบโจทย์การใช้งานหลายประเภท สร้างบรรยากาศและพื้นที่ทำงานให้พนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ รองรับการลดหรือเพิ่มพนักงานตามแผนธุรกิจ และสร้างความคุ้มค่าด้านการใช้งานพื้นที่มากยิ่งขึ้น

การเช่าพื้นที่สำนักงานแบบมาตรฐานดั้งเดิมเริ่มปรับเปลี่ยนไป ความต้องการพื้นที่แบบยืดหยุ่นคล่องตัวมีมากขึ้น เพื่อให้ทันการปรับเปลี่ยน ลด-เพิ่ม-ขยาย ขนาดธุรกิจ จำนวนพนักงาน และขนาดองค์กร อย่างไรก็ตาม ออฟฟิศก็ยังมีความจำเป็น พื้นที่สำนักงานจะ เล็ก ใหญ่ ชั่วคราว หรือ ถาวร นั้นก็คงแล้วแต่สถานการณ์

เทรนด์การปรับรูปแบบการเช่าพื้นที่ออฟฟิศแบบ Core & Flex ที่หมายถึงการผสานทั้งรูปแบบพื้นที่สำนักงานแบบมาตรฐาน (Core) และแบบยืดหยุ่น (Flex) เข้าไว้ด้วยกันนี้ กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในปัจจุบัน เป็นโซลูชั่นเพื่อตอบโจทย์ให้กับหลายๆ องค์กรสมัยใหม่

บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วในธุรกิจเทรนด์ใหม่ ไม่ว่าจะเป็น e-Commerce Fintech หรือกลุ่มธุรกิจ Start-Up มีความต้องการพื้นที่สำนักงานแบบก้าวกระโดด ขึ้นอยู่กับไดนามิคหรือจำนวนธุรกรรมของบริษัท จึงมีความต้องการใช้พื้นที่ทำงานอยู่สองส่วนด้วยกัน

ส่วนแรก เป็นการเช่าพื้นที่สำนักงานแบบมาตรฐานทั่วไป (Core Space) ซึ่งเป็นการเช่าพื้นที่แบบจ่ายต่อตารางเมตร รับมอบห้องเปล่าแบบ Bare Shell แล้วดำเนินงานจ้างบริษัทผู้รับเหมาออกแบบตกแต่งออฟฟิศ ให้เป็นไปตามรูปแบบหรือเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการสร้าง ลงทุนเรื่องอุปกรณ์ โต๊ะเก้าอี้ งานระบบ เทคโนโลยี Infrastructure ต่างๆ เพื่อตอบโจทย์คนทำงาน ซึ่งมักจะจัดสรรให้เป็นพื้นที่ของส่วนงานหลังบ้าน ไม่ว่าจะเป็นแผนกบัญชี การเงิน บุคคล ไอที หรือสำนักงานบริหาร มักจะเป็นแผนกที่ต้องการพื้นที่ใน การทำงานค่อนข้างตายตัว การเช่าพื้นที่มักเป็นสัญญาระยะยาว เนื่องจากมีการลงทุนอุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ค่อนข้างสูง ตัดค่าเสื่อมหลายปีกว่าจะหมด

ในขณะเดียวกัน บริษัทสมัยใหม่ที่ไดนามิคมาก ธุรกิจปรับเปลี่ยนเร็ว มักชอบการเช่าพื้นที่สำนักงานแบบที่มีความยืดหยุ่นคล่องตัว (Flex Space) สัญญาระยะสั้น เพื่อความคล่องตัวในการเพิ่มลดพื้นที่ จำกัดเงินลงทุนได้ เนื่องจากเป็นพื้นที่ตกแต่งเสร็จพร้อมอยู่ ไม่ต้องลงทุนตกแต่งสำนักงาน หรืออุปกรณ์ใดๆ เลย เพราะผู้ให้เช่า ลงทุนตกแต่งสำนักงานให้มีรูปแบบทันสมัย สวยงาม พร้อมมีโต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์สำนักงานให้ผู้เช่าสามารถเดินตัวเปล่าเข้ามาทำงานได้เลย

รูปแบบการเช่าเป็นการจ่ายแบบสมาชิกรายเดือนหรือรายปี กำหนดค่าใช้จ่ายตามจำนวนสมาชิก สามารถเพิ่มลดจำนวนสมาชิกได้ง่าย บริการ 24 ชั่วโมง สามารถใช้บริการได้หลายสาขา มีทั้งแบบยูนิตส่วนตัวหรือแบบนั่งทำงานรวม และไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะประจำ ที่ไหนว่างก็นั่งทำงานได้เลยซึ่ง ผู้ให้บริการแบบนี้มักเรียกกันว่า Co-Working Space Operator ซึ่งก็มีอยู่หลายแบรนด์ทั้งในและต่างประเทศ

พื้นที่แบบ Flex Space จึงเหมาะกับบริษัทที่ต้องการความคล่องตัวสูง งบลงทุนจำกัด หรือเหมาะสำหรับงานส่วนหน้าของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายบริการ หรือพัฒนาธุรกิจ ซึ่งส่วนใหญ่ไม่ได้นั่งประจำที่ออฟฟิศ ต้องออกไปพบลูกค้า หรือติดต่องานกับคนภายนอกตลอดเวลา เวลาทำงานมีความยืดหยุ่น เริ่มและเลิกงานไม่เป็นเวลา

พื้นที่ทำงานเป็นสไตล์ Open Plan ให้ความสำคัญกับพื่นที่ส่วนรวมมากกว่าส่วนตัว โต๊ะทำงานของแต่ละคนจะเป็น Hot Desk สามารถนำโน้ตบุ๊กมาต่อกับจอมอนิเตอร์ได้ และถ้าใครต้องการพื้นที่ส่วนตัวก็สามารถใช้พื้นที่ห้องโทรศัพท์หรือห้องประชุมที่จัดสรรไว้ไห้ บรรยากาศการตกแต่งในรูปแบบผ่อนคลายเหมือนอยู่บ้านหรือคาเฟ่

ข้อดีของ Core Space คือบริษัทสามารถตกแต่งหรือสร้างวัฒธรรมองค์กรของตนเองได้ชัดเจน ปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ตรงความต้องการของผู้บริหาร แต่การลงทุนอุปกรณ์และการตกแต่งค่อนข้างสูง และการโยกย้ายที่ตั้งสำนักงานอาจไม่คล่องตัว เหมาะกับบริษัทที่มองความคุ้มค่าระยะยาว

ส่วน Flex Space บริษัทไม่ต้องลงทุนสินทรัพย์ถาวรใดๆ เลย มีความยืดหยุ่นสูงเพิ่มลดพื้นที่ได้ทันที แต่ค่าใช้จ่ายต่อสมาชิกค่อนข้างสูง และไม่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการตกแต่งใดๆ ได้ จึงเหมาะกับบริษัทที่เน้นความคล่องตัวและต้องการจำกัดค่าใช้จ่ายรายเดือนภายในสำนักงาน

ในโลกยุคหลังโควิด เราจะเห็นรูปแบบกลยุทธ์ในการเช่าพื้นที่สำนักงานจะเป็นแบบ Core & Flex มากขึ้น คือเช่าพื้นที่มาตรฐานส่วนหนึ่ง และเช่าพื้นที่ใน Co-Working Space อีกส่วนหนึ่ง เป็นการผสมผสานการทำงานเพื่อตอบโจทย์ทางธุรกิจที่ยั่งยืนมากขึ้น