"ประชุม" ไร้ประสิทธิภาพ 1 ใน 5 ตัวการขัดขวาง Productivity ของชาวออฟฟิศ

Key Points:

• พนักงานออฟฟิศทั่วโลกมองว่า ตัวขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานอันดับ 1 สำหรับพวกเขาก็คือ “การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ” ตามมาด้วย “การประชุมมากเกินไป” ในอันดับ 3
• พนักงานออฟฟิศใช้เวลาตอบอีเมลมากถึง 8.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และใช้เวลาในการประชุมมากถึง 7.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งมันเบียดเบียนเวลาทำงานตามหน้าที่
• ประชุมแบบไม่มีประสิทธิภาพ เป็นอุปสรรคต่อ Productivity อย่างมาก เพราะจะทำให้มนุษย์ออฟฟิศวอกแวกอย่างต่อเนื่อง ขาดสมาธิ และเพิ่มแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง (เพราะงานของวันนี้ไม่เสร็จ มีประชุมแทรกเยอะ) ซึ่งสร้างความเครียดให้พนักงานได้

ตามรายงานของ Microsoft: The 2023 Work Trend Index: Annual Report ณ เดือน พ.ค. 2566 สำรวจพบว่า มีปัจจัย 5 อันดับที่ทำให้ประสิทธิผล (Productivity) การทำงานของพนักงานออฟฟิศลดลงอย่างเห็นได้ชัด ได้แก่ 

อันดับ 1 : การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ
อันดับ 2 : ขาดเป้าหมายที่ชัดเจน
อันดับ 3 :  มีการประชุมมากเกินไป
อันดับ 4 :  รู้สึกไม่มีแรงบันดาลใจ
อันดับ 5 :  หาข้อมูลที่ต้องการในระบบได้ยาก

พนักงานออฟฟิศทั่วโลกมองไปทิศทางเดียวกันว่า ตัวขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานอันดับ 1 สำหรับพวกเขาก็คือ “การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ” ตามมาด้วย “การประชุมมากเกินไป” ในอันดับ 3 

 

• FOMO เชื่อมโยงกับการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ 

ข้อมูลเหล่านี้สะท้อนว่าปัจจุบันออฟฟิศหลายแห่งใช้การประชุมออนไลน์บ่อยขึ้นกว่าเดิม จนเกิดปรากฏการณ์ “FOMO (Fear Of Missing Out) ในการประชุม” หรืออาการกลัวจะพลาดประเด็นงานต่างๆ จนต้องเรียกประชุมบ่อยๆ ซึ่งในการประชุมบางครั้งกลับไร้ประสิทธิภาพ เพราะหลังประชุมเสร็จมักไม่มีข้อสรุปในการแก้ปัญหาเรื่องงาน หรือไม่มีความคืบหน้าเกี่ยวกับเรื่องที่นำมาประชุมหารือ

โดยชาวออฟฟิศอธิบายถึงลักษณะของการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ ได้แก่

• การประชุมบางครั้งยากที่จะระดมความคิด โดยเฉพาะในการประชุมเสมือนจริง (58%)
• หลังประชุมเสร็จแล้วไม่มีข้อสรุปของเรื่องนั้นๆ ในการประชุม (56%)
• ขั้นตอนต่อไปในการทำงานไม่ชัดเจนหลังประชุมเสร็จ (55%)

นอกจากนี้ ในรายงานของไมโครซอฟท์ชิ้นดังกล่าว มีหนึ่งคำถามในแบบสอบถามที่ระบุว่า “อะไรทำให้การประชุมคุ้มค่า?” ซึ่งชาวออฟฟิศส่วนใหญ่ตอบว่า แรงจูงใจสูงสุดในการเข้าประชุมคือ “การได้รับข้อมูลที่จะช่วยให้ฉันทำงานได้ดีขึ้น” มากกว่ามานั่งฟังคำติชม การร่วมตัดสินใจในหัวข้อบางอย่าง หรือฟังเรื่องความก้าวหน้าในอาชีพการงาน 

 

• พนักงานออฟฟิศ เสียเวลาไปกับการประชุม-การส่งอีเมล จนไม่ได้ทำงานหลัก

ในรายงานชิ้นดังกล่าวยังบอกอีกว่า พนักงานออฟฟิศใช้เวลาทำงานโดยเฉลี่ย 57% ไปกับการพูดคุยสื่อสารในการประชุม ตอบอีเมล และตอบแชทในกรุ๊ปงาน และใช้เวลาอีก 43% ในการทำเอกสาร สเปรดชีต และแดชบอร์ดสำหรับนำเสนอ 

โดยพนักงานกลุ่มที่ต้องใช้อีเมลคุยงานบ่อยๆ ใช้เวลาโต้ตอบอีเมลมากถึง 8.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ส่วนพนักงานกลุ่มที่ต้องประชุมงานบ่อยๆ ใช้เวลาในการประชุมมากถึง 7.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นว่า เวลางานในแต่ละวันหมดไปกับการทำสิ่งอื่นๆ ที่ไม่ใช่งานหลักที่ตนเองรับผิดชอบ

ผลกระทบของการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ และการประชุมที่มากเกินไปนั้น นอกจากจะทำให้พนักงานออฟฟิศเหนื่อยสะสม และงานไม่เดินหน้าเท่าที่ควรแล้ว ก็ส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตด้วย

 

• การประชุมมากไป-ประชุมไม่มีประสิทธิภาพ ทำพนักงานเครียดสูง

จากข้อมูลในบทความเรื่อง “Obstacles to Productivity” ของเว็บไซต์ด้านสุขภาพจิต PsychologyToday ระบุไว้ว่า การประชุมบ่อยเกินไป และ/หรือ ประชุมไร้ประสิทธิภาพ ถือเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิผล (Productivity) ของการทำงานอย่างมาก เนื่องจากทำให้มนุษย์ออฟฟิศมีความรู้สึกวอกแวกอย่างต่อเนื่อง และเพิ่มแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง (เพราะงานของวันนี้ไม่เสร็จ มีประชุมแทรกเยอะ) สิ่งเหล่านี้สามารถสร้างความหงุดหงิดและความเครียดให้พนักงานได้

โดนเฉพาะในบางบริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่ยกย่อง “การทำงานเกินกำลัง” และการ “ทำงานตลอดเวลา” รวมถึงการประชุมตลอดเวลาด้วย ยิ่งทำแบบนี้บ่อยๆ  ก็ยิ่งกระตุ้นให้เกิดความเครียด วิตกกังวล หรืออับอายอย่างรุนแรง ความรู้สึกที่มักจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพยากขึ้นไปอีก รวมถึงอาจเพิ่มอารมณ์ด้านลบเข้ามามีบทบาทระหว่างการทำงานได้ด้วย

ดังนั้น หากไม่อยากให้พนักงานในทีมมี Productivity ที่ลดลง การพิจารณาลดจำนวนการประชุมลง หรือมีการวางแผนการประชุมงานให้ใช้เวลากระชับขึ้น และพุ่งตรงสู่เป้าหมายมากขึ้น เช่น กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จะประชุม, มีผู้นำการประชุม ช่วยให้ทุกคนมีสมาธิ ไม่หลุดประเด็น, รักษาบรรยากาศให้อิสระในการแสดงความคิดเห็น, ให้การสนทนาเป็นบวกทุกครั้ง เปิดใจ เน้นหาทางแก้ไข, กำหนดให้การประชุมสั้นและน้อยที่สุด 

วิธีการเหล่านี้น่าจะช่วยให้พนักงานทำงานที่รับผิดชอบได้เสร็จตรงตามกำหนด รวมถึงบริษัทก็จะได้งานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจากพนักงานได้อย่างเต็มที่อีกด้วย 

--------------------------------------------------
อ้างอิง : Microsoft, Lanredahunsi, Psychologytoday