สอนงานเด็กใหม่ 7 วิธีเทรนนิ่งพนักงานใหม่ ทักษะสำคัญที่หัวหน้างานต้องมี!

“เด็กจบใหม่ พนักงานที่เปลี่ยนงานใหม่ หากทำงานวันแรกบริษัทมีการสอนงานก่อนไหม” ประเด็นนี้กลายเป็นข้อถกเถียงในโลกโซเชียลอย่างร้อนแรงในช่วงนี้ บางคนออกมาบอกว่าเจอบริษัทที่ไม่สอนงานแต่ให้เรียนรู้เอง ขณะที่บางคนก็แชร์ว่าองค์กรใหญ่ๆ จะมีฝ่ายเทรนนิ่งพนักงานใหม่อยู่แล้ว ซึ่งหลายองค์กรมองว่าเป็นเรื่องสำคัญ

แล้วทำไมการฝึกอบรมพนักงานใหม่จึงเป็นเรื่องสำคัญ?

การที่หลายๆ องค์กรมีโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานใหม่นั้น ก็เพื่อให้องค์กรดำเนินงานไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ติดขัด เพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร ทั้งนี้คนในองค์กร โดยเฉพาะหัวหน้างานฝ่ายต่างๆ ต้องเข้าใจความสำคัญของโปรแกรมฝึกอบรมพนักงานใหม่ และมีส่วนในการดูแลเรื่องนี้ด้วย การฝึกอบรมพนักงานใหม่นั้น จะเน้นไปที่การเตรียมพนักงานใหม่ให้พร้อมสำหรับบทบาทหน้าที่ของตน และช่วยให้พวกเขามีประสิทธิผลเร็วขึ้น 

นอกจากนี้ การฝึกอบรมพนักงานใหม่ยังส่งผลให้การลาออกของพนักงานลดลง ช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้พนักงานใหม่มากขึ้น ยิ่งถ้าบริษัทมี “ระบบการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผล” ก็จะยิ่งช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานขององค์กร ทำให้พนักงานรู้ว่าบริษัทคาดหวังสิ่งใดจากพวกเขาในการปฏิบัติงาน ทั้งยังช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจวัฒนธรรม ค่านิยม และพันธกิจของบริษัท ซึ่งจำเป็นต่อความสำเร็จในบทบาทของตน ไม่ว่าจะทำงานในตำแหน่งใดๆ ก็ตาม 

กรณีที่บริษัทไม่มีฝ่ายเทรนนิ่ง ผู้ที่ต้องเข้ามาดูแลหรือรับผิดชอบการสอนงานให้พนักงานใหม่ก็คือ หัวหน้างาน หรือพนักงานระดับอาวุโส เพราะหัวหน้างานมีบทบาทสำคัญในความเป็นอยู่ที่ดีโดยทั่วไปของสมาชิกในทีม อีกทั้งการฝึกอบรมเป็นทักษะสำคัญที่ผู้จัดการทุกระดับและทุกตำแหน่งต้องมี เนื่องจากจะช่วยพัฒนาระดับทักษะของทีมและปรับปรุงผลงานให้ดีได้อยู่เสมอ

หากผู้นำทีมอยากพัฒนาตนเองให้เป็นหัวหน้าที่มีประสิทธิภาพ และเพิ่มโอกาสในการรักษาพนักงานในทีมเอาไว้ การเรียนรู้วิธีสอนงานให้พนักงานใหม่ ก็เป็นอีกหนึ่งทักษะที่สามารถช่วยฝึกฝนให้หัวหน้างานเก่งขึ้นได้ ทั้งนี้ มีสิ่งที่ต้องพิจารณาในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ที่สำคัญหลายประการ หากหัวหน้าทีมยังไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ลองนำขั้นตอนเหล่านี้ไปปรับใช้ได้

1. ต้องรู้ว่า “การสอนงาน/ฝึกอบรม” กับ “การแนะนำออฟฟิศ” ไม่เหมือนกัน

ความแตกต่างระหว่าง “กระบวนการเตรียมความพร้อม” และ “โปรแกรมการฝึกอบรม” คือ โปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ถูกออกแบบมาเพื่อสอนทักษะและความรู้เฉพาะด้านที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงาน ขณะที่กระบวนการเตรียมความพร้อมในการทำงานนั้น เป็นเพียงการแนะนำบริษัทและวัฒนธรรมของบริษัทมากกว่า เพื่อทำให้พนักงานใหม่ได้ทำความคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมของออฟฟิศ เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน และบทบาทงานของพวกเขา ดังนั้นอย่าเอามาปนกัน 

การเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ ให้ทำในช่วงสัปดาห์แรกๆ แล้วให้เวลาพนักงานใหม่ปรับตัวเล็กน้อย การเตรียมความพร้อมของพนักงานถือเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงานใหม่ เราขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยข้อมูลทั่วไปและเจาะลึกข้อมูลเฉพาะ ฝากรายละเอียดงานไว้กับผู้จัดการโดยตรง เราเชื่อมั่นอย่างยิ่งว่าพนักงานใหม่ควรใช้เวลามากขึ้นในการซึมซับวัฒนธรรมของบริษัท และเข้าใจภารกิจ วิสัยทัศน์ และกลยุทธ์โดยรวมก่อนสิ่งอื่นใดในช่วงสองสามสัปดาห์แรก

2. เริ่มเข้าสู่กระบวนการสอนงาน/ฝึกอบรม

หลังจากแนะนำสภาพแวดล้อมของออฟฟิศ เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน และบทบาทงานต่างๆ แล้ว ขั้นตอนถัดมา หัวหน้างานจะต้องระบุงานที่จะให้พนักงานใหม่ต้องทำก่อน สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำมาให้ พร้อมแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนและวิธีปฏิบัติงานต่างๆ ตามระบบงานของบริษัท แล้วให้พนักงานใหม่ลองทำ จากนั้นหัวหน้าจะต้องตรวจสอบผลงานจากพนักงานใหม่เพื่อรีเช็กและให้คำแนะนำเพิ่มเติมอยู่เสมอ ให้พนักงานใหม่ฝึกทำซ้ำๆ แล้วจะเกิดเป็นกระบวนการเติบโตตามธรรมชาติ

3. อย่าลืมเตรียมเอกสาร-อุปกรณ์ที่จำเป็นให้พนักงานใหม่

หากต้องการให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หัวหน้างานควรจัดทำรายการสิ่งจำเป็นสำหรับโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้ครบถ้วน ทั้งเอกสาร อุปกรณ์การทำงาน แผนงานและขั้นตอนการทำงานที่สำคัญต่างๆ เป็นต้น ต้องให้แน่ใจว่าไม่ลืมอะไรไป รวมถึงควรแนะนำพนักงานใหม่เกี่ยวกับข้อเสนอของบริษัทที่จะเป็นประโยชน์ต่้อตัวพนักงานเอง แนะนำถึงการพัฒนาทักษะเพื่อให้พวกเขาให้เติบโตทางอาชีพยิ่งขึ้น สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดส่วนหนึ่ง ที่ทำให้บริษัทมีความน่าดึงดูดใจสำหรับพนักงานใหม่

4. กำหนดเป้าหมายงานให้พนักงานใหม่อย่างชัดเจน

บางองค์กรมีแผนการฝึกอบรมที่ชัดเจนสำหรับพนักงานใหม่อยู่แล้ว หากองค์กรของคุณมีฝ่ายฝึกอบรมในโครงสร้างบริษัทอยู่แล้ว ให้คุยกับพนักงานใหม่ผ่านฝ่ายเหล่านั้น พร้อมสนับสนุนให้พวกเขาแจ้งข้อกังวลใดๆ ที่พวกเขาอาจมี และในขณะที่ทำการฝึกอบรม ควรกำหนดเป้าหมายให้พวกเขาแล้วแนะนำวิธีที่จะบรรลุผลเพื่อไปถึงเป้าหมายนั้น 

แต่หากบริษัทไม่มีแผนการฝึกอบรม ให้หัวหน้างานพิจารณาว่าทักษะและความรู้ใดที่สำคัญที่สุดในการประสบความสำเร็จในบทบาท/ตำแหน่งของพนักงานใหม่คนนั้น สิ่งสำคัญคือ ต้องจัดเตรียมรายการเป้าหมายเหล่านี้ให้พนักงานใหม่อย่างชัดเจน และทรัพยากรที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อบรรลุเป้าหมาย เพื่อให้พวกเขาสามารถอ้างอิงกลับไปดูได้ตลอดระยะเวลาการฝึกอบรม ช่วยให้พนักงานสามารถวัดความก้าวหน้าของตนเองและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง

5. ให้คนอื่นๆ ในทีมมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ด้วย

การฝึกอบรมพนักงานใหม่ถือเป็นโอกาสที่ดีสำหรับการพัฒนาสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ไปพร้อมกันด้วย นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับมุมมองและความเชี่ยวชาญจากคนอื่นๆ ในทีม นอกเหนือจากของหัวหน้าเอง สิ่งนี้จะช่วยให้หัวหน้ามีเวลาไปทำงานอื่นมากขึ้น และช่วยให้พนักงานใหม่สามารถขอความช่วยเหลือได้จากหลากหลายคนมากขึ้น ไม่ใช่จำกัดแค่เฉพาะหัวหน้าเท่านั้น ขณะเดียวกัน คนอื่นๆ ในทีมก็จะได้ประโยชน์จากการช่วยฝึกอบรมพนักงานใหม่ด้วยเช่นกัน กล่าวคือ เป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาพัฒนาความเป็นผู้นำและความสามารถในการบริหารจัดการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในอาชีพการงานของพวกเขาในภายหลัง

6. ให้เวลากับพนักงานใหม่ อย่ารำคาญที่จะตอบคำถามพวกเขา

พนักงานใหม่มักจะมีคำถามมากมาย พวกเขาอาจรู้สึกเหมือนเป็นภาระหากถามหัวหน้างานบ่อยๆ เกินไป เลยเลือกที่จะไม่ถาม แต่ให้ระวังตรงนี้ไว้ว่า การที่พวกเขาไม่ถาม อาจส่งผลให้พวกเขาทำผิดพลาดได้มากกว่า และพลาดโอกาสการเรียนรู้ที่สำคัญ ดังนั้นในฐานะหัวหน้า ต้องพร้อมที่จะตอบคำถามของพวกเขาอยู่เสมอ แม้ว่าคุณจะยุ่งก็ตาม สิ่งสำคัญคือ คนอื่นๆ ในทีมต้องเข้าใจและพร้อมที่จะสอนงานให้พนักงานใหม่ไปพร้อมๆ กัน เพื่อป้องกันปัญหามากมายที่อาจตามมาในภายหลังได้ 

ทั้งนี้ หัวหน้างานยังสามารถสนับสนุนให้พวกเขาถามคำถามกับสมาชิกอาวุโสหรือผู้ที่มีประสบการณ์คนอื่นๆ ในทีมได้ด้วย หากครั้งนี้เป็นครั้งแรกที่หัวหน้างานได้เพิ่งจะได้ลองฝึกอบรมพนักงานใหม่ นี่อาจเป็นประสบการณ์การเรียนรู้และการพัฒนาตนเองที่ดีสำหรับคุณเช่นกัน มันสามารถพัฒนาทักษะความอดทน ความใจกว้าง และการสื่อสารของคุณได้ 

7. ให้พนักงานใหม่รีวิวการฝึกอบรมและอัปเดตปัญหาต่างๆ ที่พบกับหัวหน้างาน

ไม่ว่าหัวหน้างานจะตัดสินใจสอนพนักงานใหม่ด้วยวิธีใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือ ต้องใช้เวลาเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาทำงานเป็นอย่างไรบ้าง จัดเวลาหาช่วงให้พูดคุยรีวิวกันเป็นประจำ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาสามารถแจ้งปัญหาหรือถามคำถามกับหัวหน้าได้ การถามพวกเขาว่า “คิดอย่างไรกับการทำงานที่นี่” อาจเป็นวิธีที่ดีในการเข้าใจมุมมองและบุคลิกภาพของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว หัวหน้าต้องพยายามติดตามการฝึกงานของพวกเขาอยู่เสมอ

เมื่อพนักงานใหม่ทำงานเสร็จแต่ละชิ้นให้ถามว่างานเหล่านั้นพวกเขาจัดการหรือผ่านไปได้อย่างไร พวกเขาได้เรียนรู้อะไรจากเซสชันเหล่านี้ และพวกเขาต้องการโอกาสในการเรียนรู้อะไรเพิ่มเติมหรือไม่ และอย่าลืมแจ้งเวลาในการกลับบ้าน ควรบอกว่าเข้างาน-ออกงานให้ชัดเจน หรืองานไหนที่ไม่เร่งด่วนก็ให้ทำในวันถัดไปได้ เพื่อทำให้พนักงานไม่ต้องเกร็งหรือเกรงใจหัวหน้าจนไม่กล้ากลับบ้านถ้าทำงานไม่เสร็จ เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม ในบางบริษัทอาจมีการทำงานล่วงเวลาบ้าง แต่หัวหน้าควรอธิบายให้พนักงานใหม่เข้าใจชัดเจนว่า มันแล้วแต่กรณีๆ ไป บางวันคนอื่นๆ ในทีมอาจมีงานยุ่งหรืองานเร่งด่วน จึงมีบางครั้งที่พวกเขาต้องทำงานล่วงเวลา แต่ในวันปกติหากพวกเขาทำงานของตัวเองเสร็จในวันนั้น ก็ไม่มีเหตุผลที่จะต้องทำงานล่วงเวลา เมื่อถึงเวลาที่พนักงานใหม่มีภาระงานมากขึ้น พวกเขาก็จะเข้าใจและมีแนวโน้มที่จะพร้อมทำงานล่วงเวลาโดยที่ไม่รู้สึกแย่ต่อบริษัท