อีลอน มัสก์ แนะผู้นำอย่าประชุมบ่อย ถ้าอยากให้พนักงานมีประสิทธิภาพสูง

ย้อนทบทวน ‘กฎ 6 ข้อ’ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ อีลอน มัสก์ มหาเศรษฐีเจ้าของ Tesla, SpaceX และ X (หรือเดิมคือ Twitter) ซึ่งเขามักจะแนะนำกับผู้นำและวัยทำงานทุกระดับ  

ก่อนหน้านี้ Forbes รายงานว่า ย้อนไปในตอนที่ อีลอน มัสก์ เพิ่งจะขึ้นเป็นซีอีโอของแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย X ช่วงแรกๆ เขาได้เข้าไปปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานในองค์กรมากมาย ทั้งแนวคิดแปลกแหวกแนว มีวิธีการตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร รวมถึงการบริหารงานในหลายๆ บริษัทไปพร้อมกันแบบบ้าพลังสุดๆ ถึงขนาดที่เจ้าตัวยังเคยอ้างว่า “เขาเป็นบุคคลที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลในการทำงานสูง (highly effective and productive)

อย่างไรก็ตาม พนักงานหลายคนให้ความเห็นโต้แย้งว่า การบริหารงานในรูปแบบของเขานั้น มีความคาดหวังของงานในระดับที่ไม่สมเหตุสมผล โดยเฉพาะกรณีของการเข้าไปบริหารงานแพลตฟอร์ม X มีพนักงานคนเก่าแก่หลายคนรับมือไม่ไหวและลาออกไปจำนวนมาก

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการทำงานในบริบทของเขาจะแปลกแหวกแนว แต่ก็น่าสนใจว่าเขามีเทคนิคการบริหารจัดการ และมีกฎเหล็กเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานภายในองค์กรได้อย่างไร อย่างน้อยก็จะได้รู้ว่าเราสามารถนําวิธีเหล่านั้นไปปรับใช้กับออฟฟิศที่เราทำงานอยู่ได้หรือไม่? เราสรุปมาให้ 6 ข้อดังนี้

ไม่ควรมีการประชุมใหญ่หากไม่จำเป็น

กฎข้อแรกที่มัสก์แนะนําคือ หลีกเลี่ยงการประชุมขนาดใหญ่ เขาบอกว่า “การประชุมขนาดใหญ่เกินไปอาจเป็นบ่อนทําลายบริษัทขนาดใหญ่ ยิ่งปล่อยไว้นานไปก็จะทำให้ประสิทธิภาพงานแย่ลง โปรดออกจากการประชุมขนาดใหญ่ทั้งหมด เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าการประชุมครั้งนั้นจะมีประโยชน์หรือมีข้อมูลจำเป็นกับพนักงานทั้งหมดที่ต้องเข้าประชุม”

สิ่งนี้สมเหตุสมผล ลองนึกภาพการประชุมที่กินเวลานานหนึ่งชั่วโมง ที่มีผู้เข้าประชุมด้วยกัน 8 คน จะเห็นได้ว่าการประชุมนั้นใช้เวลาการทำงานของคนทั้ง 8 คนมาแชร์ในห้องประชุมนี้ รวมกันแล้วก็เป็น 8 ชั่วโมง เทียบเท่ากับวันทํางานทั้งวัน

ทีนี้หากเพิ่มขนาดการประชุมเป็นสองเท่า (คนเข้าประชุมเยอะขึ้นเป็น 16 คน) ก็เท่ากับว่าการประชุมนั้นกินเวลาทำงานไปถึง 2 วันทํางานสําหรับพนักงาน 1 คนเลยทีเดียว แย่ไปกว่านั้นคือ หากการประชุมนั้นผู้เข้าร่วมไม่ได้อะไรจากการประชุมเลย ก็ยิ่งทำให้สูญเสียชั่วโมงทำงาน เสียประสิทธิภาพการทํางานไปอย่างน่าเสียดาย

ไม่ควรมีการประชุมที่ยาวนานหรือบ่อยๆ เกินไป

สำหรับกฎข้อถัดมา มัสก์บอกว่า “ควรงดการประชุมที่บ่อยจนเกินไป เว้นแต่คุณจะประชุมด่วนเพื่อจัดการกับเรื่องเร่งด่วนอย่างยิ่ง หากไม่มีความเร่งด่วน หรือเรื่องเร่งด่วนได้รับการแก้ไขแล้ว ก็ควรลดความถี่ในการประชุมให้รวดเร็วที่สุด” 

สิ่งนี้มีประโยชน์ในแง่ของการกำจัด Task ที่เสียเวลาทำงานเช่นกัน เพราะการประชุมที่บ่อยขึ้น หมายถึงการเสียเวลาไปกับพูดคุยมากขึ้น และมีเวลาดูแลงานที่จําเป็นน้อยลง ดังนั้นการลดความถี่ในการประชุมจะทําให้พนักงานสามารถเอาเวลาเหล่านั้นไปทํางานให้ได้มากขึ้น

อย่ากลัวที่จะ Walk Out จากห้องประชุม หากรู้สึกเสียเวลาทำงาน 

มัสก์ แนะนําให้ผู้คน “เดินออกจากการประชุมหรือวางสายคุยงานใดๆ ก็ตาม ทันทีที่เห็นได้ชัดว่าคุณไม่ได้เพิ่มมูลค่าให้ในที่ประชุมนั้น (หรือการคุยงานครั้งนั้น) การลุกออกไปไม่ใช่เรื่องหยาบคาย แต่การทําให้คนอื่นต้องติดแหง็กในห้องประชุมและเสียเวลาไปเปล่าๆ ต่างหากที่หยาบคาย” 

เจ้าตัวสนับสนุนให้ผู้คนใช้แนวคิดนี้อย่างมาก โดยเขามองว่า การให้อํานาจแก่พนักงานในการ Walk Out จากการประชุมที่พวกเขาไม่ได้รับประโยชน์ใดๆ จากการประชุม หรือไม่ได้ช่วยเหลือผู้อื่นในทีมอย่างแข็งขัน จะทําให้พวกเขามีเวลาจดจ่อกับงานของตนเองมากขึ้น ช่วยเพิ่มประสิทธิผลของงานได้ด้วยนั่นเอง

ไม่ควรใช้ ‘คําย่อ’ หรือศัพท์แสงที่รู้กันเฉพาะในทีมบางทีม

กฎอีกข้อที่สำคัญของอีลอน มัสก์ เกี่ยวข้องกับวิธีจัดการ “การสื่อสารภายในบริษัท” เขาแนะนำว่า “อย่าใช้คําย่อหรือคําไร้สาระสําหรับใช้เรียกคน วัตถุ ซอฟต์แวร์ หรือกระบวนการอย่างใดอย่างหนึ่งในการทำงาน เพราะมันจะไปลดทอนประสิทธิภาพการสื่อสารให้ลดน้อยลง (ไม่ใช่ทุกคนในบริษัทจะรู้จักคำย่อของทีมพวกคุณ) 

ในหลายธุรกิจ คําย่อและศัพท์แสงเฉพาะของบางแผนกงาน ได้กลายเป็นบรรทัดฐานของการคุยงานแบบง่ายๆ ภายในทีม แต่อย่าลืมว่าคนนอกแผนกที่ต้องประสานงานกับคุณไม่ได้รู้จักคำย่อนั้นด้วย สิ่งนี้อาจทําให้เพื่อนร่วมงานต่างแผนกเกิดการสับสนในการทำงานได้ 

“เราไม่ต้องการให้พนักงานทุกคนทุกแผนกต้องมาท่องจําคำย่อหรือคำศัพท์แสลงเพื่อใช้ทำงาน แทนที่จะพูดว่า ‘ทีม ITSM ของเราใช้ ITIL เพื่อลด MTTR ในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า’ ควรเปลี่ยนมาพูดว่า ‘ทีมสนับสนุนเทคโนโลยีของเราใช้ชุดกระบวนการเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาคอมพิวเตอร์ของลูกค้าได้เร็วขึ้น’ ซึ่งคำพูดอย่างหลัง เป็นการสื่อสารเรื่องงานอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า” เขายกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจน

อย่าสนใจสายการบังคับบัญชา หากคุยหลายขั้นตอน-ใช้เวลานานเกินไป

มัสก์สนับสนุนให้ผู้คนเพิกเฉยต่อสายงานการบังคับบัญชา การสื่อสารเรื่องงาน ควรเดินทางผ่านเส้นทางที่สั้นที่สุด และจําเป็นที่สุด เพื่อให้งานสําเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ หากมัวแต่คุยงานผ่านสายงานบังคับบัญชาทุกระดับ จะยิ่งทําให้สิ่งต่างๆ ช้าลง และเพิ่มความเสี่ยงของการสื่อสารผิดพลาด แต่ถ้าย่นระยะทางการสื่อสารให้สั้นลง กระบวนการทำงานก็จะยิ่งราบรื่นขึ้น

“ยกตัวอย่างเช่น มีโปรเจกต์งานหนึ่งซึ่งต้องทำร่วมกันระหว่างสองแผนกให้สำเร็จลุล่วง หากวางเส้นทางการทำงานไว้ว่า จะเริ่มจากพนักงานรวบรวมข้อมูลแล้วนำไปคุยกับผู้จัดการ จากนั้นผู้จัดการนำไปคุยกับผู้อํานวยการ และผู้อำนวยการไปคุยกับรองประธานคนที่หนึ่ง ซึ่งคนนี้ต้องไปคุยกับรองประธานคนที่สองอีก ได้เรื่องแล้วก็ส่งกลับมาที่ผู้อํานวยการ ส่งต่อสู่ผู้จัดการ ส่งต่อสู่คนที่ทํางานจริง หากทำแบบนี้ สิ่งที่โง่มากจะเกิดขึ้น” มัสก์​ กล่าว

ใช้สามัญสํานึก (Common Sense) ที่สมเหตุสมผลในการทำงาน

มัสก์แนะนำอีกว่า “ในการทำงานโดยทั่วไปแล้ว ควรเลือกใช้สามัญสํานึกเป็นแนวทางของคุณเสมอ หากการปฏิบัติตามกฎของบริษัทนั้นไร้สาระอย่างเห็นได้ชัดในสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่ง ก็ควรมีการโต้แย้งและเสนอให้เกิดการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงกฎใหม่” โดยพื้นฐานแล้ว หากมีวิธีที่สมเหตุสมผลมากกว่าในการทํางานบางอย่าง ก็ให้เลือกวิธีนั้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

โดยสรุปแล้ว หากพิจารณาดูหลักการบริหารต่างๆ ข้างต้นของอีลอน มัสก์ ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า กฎเหล่านั้นมีความสมเหตุสมผลตามพื้นฐานความเป็นจริง โดยเฉพาะกรณีของการประชุม ยิ่งผู้คนใช้เวลาในการประชุมมากเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งมีเวลาน้อยลงในการทํางานที่ตนเองต้องรับผิดชอบ เพื่อผลักดันให้เป้าหมายของบริษัทก้าวไปข้างหน้า 

ในทํานองเดียวกัน ยิ่งผู้คนใช้เวลาสื่อสารกันบ่อยเกินไป และ/หรือ เกิดการสื่อสารผิดพลาดมากขึ้นเท่าไหร่ การทำงานต่างๆ ก็จะยิ่งทําได้ช้าลงเท่านั้น และไม่ว่าจะอย่างไร ท้ายที่สุด อีลอน มักส์ ยังคงเป็นหนึ่งในเจ้าของธุรกิจที่มีชื่อเสียงอันดับต้นๆ ในโลกในปัจจุบัน ที่วัยทำงานคนรุ่นใหม่พยายามจะเรียนรู้วิถีการทำงานอะไรบางอย่างจากเขา